Bis Anfang des Jahres stand die Optimierung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) in Brunsbüttel im Fokus der Beratungen durch das Institut für Public Management (IPM). Darauf aufbauend folgte der zweite große Projektschritt: Die Einrichtung der automatisierten Internen Leistungsverrechnung (ILV).
Die ILV dient dazu, den Leistungsaustausch zwischen verschiedenen Teilhaushalten abzubilden. Aufwendungen oder Erträge, die in einem Teilhaushalt im Zusammenhang mit der Erstellung einer Leistung, die als Vorleistung für einen anderen Teilhaushalt erbracht wird, anfallen, sind auf Grundlage von Verrechnungspreisen in Höhe der Selbstkosten weiterzugeben und führen so zu nicht zahlungswirksamen Erträgen bzw. Aufwendungen. Dadurch wird die Verantwortung für die Vorleistungen hinsichtlich Budgetierung und Kontrolle vom Teilhaushalt der Erstellung auf den Teilhaushalt der Verwendung übertragen. Die Erträge und Aufwendungen aus interner Leistungsverrechnung sind für jeden Teilhaushalt getrennt anzugeben.
Um die interne Kostenverteilung und -verrechnung für die Stadt Brunsbüttel umzusetzen, stellte das IPM zunächst die Leistungsbeziehungen zwischen den Kostenträgern in den Produkten dar. Diese sog. Umlagen werden (je nach Möglichkeit der eingesetzten Software) nicht im Haushalt, sondern lediglich in der KLR gebucht. Dabei werden die Umlagebeziehungen möglichst verursachungsgerecht nach einem zu bestimmenden Umlageschlüssel erfasst. Dadurch können in den „internen“ Produkten Leistungen verrechnet und den „externen Produkten“ (andere Teilhaushalte) zugerechnet werden.
Sämtliche Kosten (direkte und indirekte) der Stadt wurden auf die im ersten Projektschritt erstellten Kostenstellen und auf Kostenträger verteilt. Für die indirekten Kosten (auf Kostenstellen gesammelte Kosten) wurden geeignete Bezugsgrößen bzw. Umlageschlüssel gewählt. So können den Kostenträgern alle entstandenen Kosten zugerechnet werden. Diese Umlageschlüssel wurden für alle vorhandenen Umlagebeziehungen definiert. Die Definition der Umlageschlüssel und -beziehungen erfolgte in enger Absprache und in konstruktiven Gesprächen mit jedem Produktverantwortlichen. Im Anschluss daran wurden alle identifizierten Umlagebeziehungen für eine erste Testerhebung in die HKR-Software der Stadt Brunsbüttel eingepflegt. Damit sowohl die Funktionalität der Software als auch die korrekten Verrechnungen gewährleistet werden konnten, hat das IPM in enger Zusammenarbeit und Absprache mit der Stadt und dem Softwareanbieter mehrere Testläufe vor Ort durchgeführt.
Das Ergebnis überzeugte. So gelang es, nahezu 99% der Vorleistungen der „internen Produkte“ auf die „externen Produkte“ umzulegen und zu verrechnen. Dies ist unter anderem im Hinblick auf die rechtskonforme Durchführung von Gebührenkalkulationen sowie der generationenübergreifenden, finanzwirtschaftlichen Nachhaltigkeit der Stadt ein Meilenstein. Somit hat das IPM auch den zweiten großen Projektschritt im Gesamtvorhaben erfolgreich umgesetzt.
Gern geben wir unsere Erfahrungen zu den Themen Kosten- und Leistungsrechnung, Interne Leistungsverrechnung sowie Gebührenkalkulation an Sie weiter. Für (Rück-)Fragen zu den genannten Themen steht Ihnen das IPM – Team KLR unter 030-3907907-47 zur Verfügung.