Die neue gesetzliche Vorgabe des Landes Brandenburg zur fristgerechten Erstellung der Jahresabschlüsse als Voraussetzung für die Genehmigung der Haushalte stellt die Gemeinde Stahnsdorf vor die große Herausforderung, ihre Jahresabschlüsse seit 2019 fertigzustellen. Hierzu hat die Gemeinde das Institut für Public Management (IPM) beauftragt, die beweglichen Anlagegüter der Anlagenbuchhaltung und die Veränderung der Liegenschaftsvorgänge zu bearbeiten, da die Gemeinde aufgrund der sehr hohen Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter eine zeitnahe Bearbeitung sicherstellen wollte. Seit Oktober 2023 haben wir kontinuierlich die beweglichen Anlagegüter anhand von Belegen gesichtet, sachgerecht zugeordnet, Sonderpostenzuführungen vorgenommen und alle Ergebnisse im HKR-System der Gemeinde verarbeitet. Dabei stand das IPM in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der Gemeinde. Vor allem die Belegrecherche der Jahre 2019 bis 2021 zeigte sich als sehr zeitaufwändig. Parallel dazu wurden Verwendungsnachweise für erhaltene Fördermittel sachgerecht und verwendungsgetreu den Anlagegütern zugeordnet. Die Folgejahre ab 2021 haben wir dann zum großen Teil remote vom bearbeitet, da alle buchungsbegründenden Unterlagen digital zur Verfügung gestellt werden konnten.
Was waren unsere Aufgaben?
Die Gemeinde Stahnsdorf hat das IPM beauftragt, das beweglichen Anlagevermögen zu bilanzieren und eine strukturierte Liegenschaftsanalyse der Vorgänge im Bereich Grund und Boden vorzunehmen:
- Prüfung aller gebuchten Rechnungen auf Vollständigkeit
- Abgleich der Buchungsvorgänge der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung
- inhaltliche Prüfung der gebuchten Vorgänge
- Prüfung „investiv oder konsumtiv“
- Prüfung der buchungsbegründenden Unterlagen (Verträge, Beschlüsse)
- Bewertung der Anschaffungs- und Herstellkosten nebst Grunderwerbsnebenkosten
- Prüfung der Verwendungsnachweise
- Darstellung und Bewertung des zu aktivierenden Anlagevermögens
Wie verlief die Zusammenarbeit und welche Ergebnisse wurden erzielt?
Im Oktober 2023 begannen wir, nach einer kurzen Einarbeitung in das HKR-System, die Gemeinde zunächst bei der Bewertung des beweglichen Anlagevermögens zu unterstützen. Die Bearbeitung der Jahresabschlussarbeiten erfolgte danach kontinuierlich, nach Stand der zugearbeiteten Sachverhalte, durch die Gemeinde. Im Februar 2024 erfolgte die Erweiterung des Leistungsumfangs auf die Liegenschaftsvorgänge der Gemeinde Stahnsdorf. Im Verlauf der Zusammenarbeit konnte das IPM ebenso prozessuale Verbesserungsvorschläge unterbreiten und Hinweise für effizientere Abläufe zwischen den Fachämtern geben. Rückblickend war die Zusammenarbeit zwischen der Gemeinde Stahnsdorf und dem IPM sehr erfolgreich und konnte am 31. Mai 2024 abgeschlossen werden.
Benötigen auch Sie Unterstützung bei Ihrer Anlagenbuchhaltung oder Jahresabschlussarbeiten? Bitte kontaktieren Sie uns.