Die Stadt Leuna steht vor der Herausforderung, die Jahresabschlüsse der vergangenen Jahre zu erstellen. Im Land Sachsen-Anhalt wurde am 15. Oktober 2020 ein sogenannter Erleichterungserlass zur Beschleunigung der Aufstellung und Prüfung kommunaler Jahresabschlüsse veröffentlicht. Es sind einige „Vereinfachungen“ z.B. bei der Inventur, der Bildung von Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungsposten, der Dokumentation etc. vorgesehen. Die Erfassung des im Rahmen von Baumaßnahmen angeschafften Anlagevermögens ist von den Vereinfachungen nicht betroffen. Die Stadt Leuna legte deshalb ihr Augenmerk darauf, eine ordnungsgemäße und „prüffähige“ Dokumentation der aktivierungsfähigen Anlagen im Bau (AiB) in der Anlagenbuchhaltung vorzuweisen. Diese Dokumentation soll gleichzeitig eine zusätzliche Kontrolle der Buchungsvorgänge ermöglichen. Aufgrund der hohen Arbeitsbelastung der Mitarbeiter in der Buchhaltung hat die Stadt Leuna das Institut für Public Management (IPM) als externen Dienstleister beauftragt. Das IPM unterstützt die Stadt Leuna bei den Jahresabschlussarbeiten in der Anlagenbuchhaltung.
Wie haben wir die Stadt Leuna unterstützt?
Das IPM wurde damit beauftragt einige AiB-Baumaßnahmen für die Aktivierung vorzubereiten und zu dokumentieren. Dabei sollte für jedes AiB-Projekt eine Einzelanalyse durchgeführt werden:
- Prüfung aller gebuchten Rechnungen auf Vollständigkeit
- Abgleich der Buchungsvorgänge der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung
- inhaltliche Prüfung (gehört eine Rechnung zum Bauvorhaben oder nicht?)
- Prüfung „investiv oder konsumtiv“
- Darstellung und Bewertung des zu aktivierenden Anlagevermögens
Wie verlief die Zusammenarbeit und welche Ergebnisse wurden erzielt?
Das Projekt startete bereits im Dezember 2022 mit dem ersten Auftrag. Die erste Phase mit ca. 12 Tiefbauprojekten wurde im Februar 2023 abgeschlossen. Die Zusammenarbeit zwischen der Stadt Leuna und dem IPM war sehr erfolgreich. Gemeinsam haben wir eine standardisierte Darstellung der dokumentierten Prozesse erarbeitet, ein Verteilungsmodell entwickelt und auf die einzelnen AiB-Projekte angewendet. Eine durch diesen Auftrag ausgelöste inhaltliche Diskussion wurde auch von der Stadtverwaltung sehr positiv aufgenommen. Die Zufriedenheit mit der Zusammenarbeit war hoch, so dass diesem Auftrag im Jahr 2023 weitere Aufträge folgten.
Es wurden verschiedene Bauprojekte analysiert und dokumentiert u.a. Straßenbau, Teichsanierung, Bushaltestellenbau, Straßenbeleuchtungsmaßnahmen, Kanalbaumaßnahmen, Schmutzwasserhausanschlüsse, Regenwassernetzsanierung, E-Ladesäulen und -infrastruktur, Friedhofsbauten (z.B. Urnenwand), Spielplatzersatzneubau, Hochbaumaßnahmen u.a. Kita-Erweiterung, Neubau des Technikgebäudes des Bauhofes und weitere Maßnahmen. Insgesamt wurden über 70 AiB-Maßnahmen vom IPM bearbeitet. Diese Unterstützung durch das IPM war ein wichtiger Schritt bei der Erstellung der Jahresabschlüsse (2014 – 2017.)
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