Impulsvortrag zum Thema „Führen mit Zielen und Kennzahlen“

Aufgrund seiner langjährigen Erfahrung in der DRV-Trägerlandschaft wurde Dr. Christian Müller-Elmau eingeladen, einen Impulsvortrag zum Thema zu halten. Im Vortrag stellte er den Führungskräften seine Vorstellungen von einer besseren Steuerungssystematik für die DRV-Nord auf Zielen und Kennzahlen vor. Anhand konkreter Beispiele für die vier Hauptleistungsbereiche Rentenbearbeitung, Teilhabeleistungen, Betriebsprüfdienst sowie Auskunft und Beratung konnte er zeigen, wie eine bessere Führung durch Entscheidungssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Kommunizierbarkeit selbst in den Behörden gelingen kann, deren Auftragsdefinition, hier im Wesentlichen durch das Sozialrecht, im weiten Teilen vorgegeben ist. In der anschließenden Podiumsdiskussion wurde die Umsetzbarkeit mit den Abteilungsleitenden der DRV-Nord reflektiert.

Wenn Sie ebenfalls Unterstützung zur Verbesserung ihrer behördlichen Steuerung und Führung benötigen kommen Sie gerne auf uns zu.

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Stadtfinanzen und Haushaltskonsolidierung

Schwerpunkt des diesjährigen Rathausdialoges im Februar 2024 war die Lage der Stadtfinanzen sowie die Notwendigkeit Konsolidierungsentscheidungen zu treffen. In diesem Zusammenhang stellte Dr. Christian Müller-Elmau das Konzept der strategischen Investitionspriorisierung vor, welches in der Stadt Wolfenbüttel nun eingeführt wird und helfen soll, die Investitionswünsche mit dem haushalterisch Machbaren in Einklang zu bringen.

Enorme Beteiligung und positives Feedback

Die Beteiligung der Öffentlichkeit war enorm, die Erwartungshaltung ebenso. In der Veranstaltung gelang es aber, um den Bürgermeister Hr. Lukanic zu zitieren, „eine Aura der Exzellenz im Ratssaal“ zu verbreiten und „entfesselte Kompetenz und Leidenschaft“ zu übertragen. Tatsächlich war das Feedback der Teilnehmenden überwältigend positiv zur Vorgehensweise zur Bestimmung von Konsolidierungspotenzialen sowie zum Konzept der strategischen Investitionspriorisierung. Oder, wie es ein Ratsmitglied gesagt hat: „Das haben wir längst gebraucht.“.

Benötigen Sie auch Unterstützung in der Konsolidierung ihres Haushaltes oder bei der Verbesserung ihrer behördlichen Steuerung und Führung, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

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Strategische Investitionspriorisierung

Dr. Christian Müller-Elmau stellte das vom IPM entwickelte Konzept mit Bezug zur aktuellen Umsetzung in der Stadt Wolfenbüttel vor. Die strategische Investitionspriorisierung löst für Kommunen zwei Herausforderungen in der Haushaltsplanung, die ihnen erfahrungsgemäß viel Energie kosten. Zum einen definiert das Konzept ein substanzerhaltendes Investitionsbudget als Obergrenze für eine haushalterisch verträgliche Investitionsplanung. Zum anderen wird mit dem Ansatz der Strategischen Investitionspriorisierung ein objektives Bewertungsschema für Investitionsvorhaben bereitgestellt. Das hilft, die Investitionen entsprechend ihrer Bedeutung in eine Reihenfolge zu bringen. So kann in Kommunen die Diskussion und die Auswahl von Investitionsmaßnahmen im Rahmen der Haushaltsplanung erheblich beruhigt und vereinfacht werden. Damit steht mehr Zeit für strategische Fragen der Kommunalentwicklung zur Verfügung.

Wenn Sie ebenfalls Unterstützung bei den Themen der Haushaltssicherung, der strategischen Investitionsplanung oder beim Thema Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

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Wie wir die Stadt Treuenbrietzen bei der Konsolidierung unterstützt haben

Deshalb hat die Stadt eine Arbeitsgruppe gebildet, um eine genaue Vorgehensweise für die Konsolidierung auszuarbeiten. Wir haben diesen Prozess moderiert und mit Auswertungen unterstützt. Das Ergebnis: Die Stadt hat ihre Einnahmen gesteigert, indem Sie Gebühren und Kostenerstattungen angepasst hat. Außerdem hat sie die Ausgaben für Unterhaltungsaufwendungen städtischer Gebäude und Einrichtungen kritisch überprüft und dann gesenkt. Diese Maßnahmen alleine haben waren aber nicht genug. Deshalb musste das Tafelsilber der Stadt angefasst und Anlagevermögen verkauft werden. Keine Kommune macht das gern, deshalb hat die Politik festgelegt, dass der Haushalt der Stadt in Zukunft jedes Jahr substanziell ausgeglichen bleiben muss. So möchten Sie vermeiden, dass die Stadt erneut in die Situation gerät städtisches Vermögen verkaufen zu müssen.

Stehen auch Sie in Ihrer Kommune vor der Herausforderung den Haushalt konsolidieren zu müssen und benötigen dazu fachliche Unterstützung oder eine Moderation? Dann wenden Sie sich an Dr. Christian Müller-Elmau: c.mueller-elmau@ipm.berlin.

Wie können Sie eine weitere Verschuldung des Haushaltes vermeiden?

Analysieren Sie Ihre aktuelle Lage. Welche Möglichkeiten haben Sie, um Ausgaben einzusparen und Einnahmen zu steigern? Warum droht eine weitere Verschuldung? Liegt es an Investitionen, bei denen die Folgekosten nicht in ausreichender Höhe berücksichtigt wurden? Doch egal was der Grund ist, wir finden immer Möglichkeiten, um Ihren Haushalt wieder in die richtigen Bahnen zu lenken.

Gern schulen wir auch Ihre Mitarbeiter:innen in der doppischen Haushaltswirtschaft. Denn mit einem tieferen Verständnis für den Haushalt können Sie Risiken oder Potenziale frühzeitig erkennen und nutzen.

Erst kürzlich hat Dr. Christian Müller Elmau in der Rennbahnstadt Hoppegarten die neue Vertretung in den die Grundlagen der nicht immer leicht nachzuvollziehenden doppischen Haushaltswirtschaft geschult. Theorie ist trocken und langweilig, das wissen wir besonders gut, denn wir veranstalten regelmäßig Seminare. Damit unsere Teilnehmer:innen nicht einschlafen, vermitteln wir nicht einfach nur schnöde Theorie – wir verbinden sie direkt mit der Praxis. So hat Dr. Christian Müller Elmau alle wichtigen Grundlagen am Beispiel des Haushaltsplanentwurfs 2021 der Stadt erklärt.

So waren die Informationen zu Bilanz, Ergebnis- und Finanzrechnung für die Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertreter spannend und aktuell. Zusammenhänge zwischen Investitionen und Folgekosten hat Dr. Christian Müller Elmau an Beispielen aus der Stadt erklärt. Auch Abschreibungen, Sonderpostenauflösungen und die Regeln zum Haushaltsausgleich klar wurden so für die Teilnehmer:innen besser greifbar. In der entspannten Runde haben die Abgeordneten auch Fragen gestellt, die sonst aus falscher Scham zurückgehalten werden – und Fragen, die man sich nicht zu stellen traut, bringen oft die tollsten Erkenntnisse hervor.

Möchten auch Sie ihre kommunalen Politiker in Sachen Haushaushalt abholen? Dann wenden Sie sich an Dr. Christian Müller-Elmau: c.mueller-elmau@ipm.berlin.

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So arbeiten Sie entspannter

So zu arbeiten macht keinen Spaß. Die Lösung: Richtig organisieren und delegieren. Wenn Sie Arbeit abgeben, haben Sie wieder mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben, können sich besser konzentrieren und liefern großartige Ergebnisse ab.

Vielen Menschen fällt es aber schwer richtig zu delegieren. Warum ist das so?

Warum wir nicht gern Arbeit abgeben:

Es gibt drei unterschiedliche Typen von Menschen, die nicht gern abgeben. Gehören auch Sie zu einer dieser Kategorien?

• Typ 1: Wenn ich es nichts selbst mache, dann wird das sowieso nichts: Bestimmt ist Ihnen dieser Typ schonmal begegnet. Er ist fest davon überzeugt, dass nur er die Aufgabe perfekt erledigen kann, was oft nicht stimmt. Natürlich erledigt jeder seine Aufgaben auf seine eigene Weise. Doch auch wenn der Kollege eine Aufgabe übernimmt, wird sie in der Regel gut erledigt.

• Typ 2: Habe ich meinen Drive verloren und bin nicht mehr so leistungsfähig: Dieser Typ ist der Zweifler. Er fragt sich, was die anderen denken, wenn er Aufgaben abgibt. Doch das ist die falsche Herangehensweise. Denn Aufgaben abzugeben hat nichts mit Schwäche zu tun. Im Gegenteil: Wenn er Aufgaben abgibt, zeigt er, dass er gut mit seinen Ressourcen umgehen kann, anderen vertraut und genau weiß, wo seine Stärken sind, oder für welche Aufgabe jemand anderes besser geeignet ist.

• Typ 3: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Dieser Typ hat Angst die Kontrolle zu verlieren, wenn er die Aufgabe an jemand anderen abgibt. Er könnte nie jemandem blind vertrauen, prüft die Arbeit seiner Kollegen lieber zweimal und macht sich das Leben damit selbst unnötig schwer.

Wie aber lernen wir abzugeben?

Es ist ganz einfach, Sie müssen nur den ersten Schritt machen und einfach mal eine Aufgabe abgeben. Sie werden sehen, danach fällt es Ihnen mit jedem Mal leichter. Wenn Sie nicht zu einem der drei Typen gehören, umso besser! Haben Sie dann die ersten positiven Erfahrungen gemacht, werden sie sich freuen und feststellen: Ihre To-do-Liste wird endlich kleiner.

Wann lohnt es sich Leistungen an Externe abzugeben?

Wenn Sie Aufgaben erledigen müssen, in denen Ihnen Wissen oder Routine fehlen, macht es Sinn sich einen Experten mit ins Boot zu holen, der auf genau dieses Thema spezialisiert ist. Solch ein Spezialist hat einen tiefen Einblick in das Thema und kann die Aufgabe somit schnell und sicher erledigen.

Auch wir unterstützen Kommunen, damit Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren können

Nach § 82 Abs. 2 Satz 2 Nr. 5 BbgKVerf i. V. m. § 61 KomHKV müssen Sie die Gemeindevertretung und Bürger über Beteiligungen an Unternehmen in einem Beteiligungsbericht informieren. Dieser Bericht gehört als Anhang in den Jahresabschluss.

Sowie viele andere Kommunen in Brandenburg ist auch die Stadt Ludwigsfelde dabei ihre Jahresabschlüsse aufzuholen. Um sich dabei auf das Wesentliche zu konzentrieren, hat die Stadt uns gebeten, den Beteiligungsbericht für Sie zu erstellen.

Lohnt sich die Auslagerung des Beteiligungsberichtes?

Oft fragen sich die Kommunen: Lohnt es sich, so eine Aufgabe auszulagern?

Wenn das Know-how und die Zeit in der eigenen Verwaltung fehlen, ist die Antwort darauf meistens: JA!

Denn wir sind auf Beteiligungsberichte spezialisiert und haben schon etliche Kommunen unterstützt. Deshalb können wir die Berichte schnell und wirtschaftlich erstellen.

Auf Grundlage der Jahresabschlüsse und Prüfberichte der Beteiligungsunternehmen erstellen wir einen nachvollziehbaren und gesetzeskonformen Bericht. Dieser enthält neben Angaben über Beteiligungsverhältnisse und die Besetzung der Organe eine Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage je Beteiligung. In diesem Jahr haben wir zunächst den Beteiligungsbericht für das Jahr 2012 erstellt. Nächstes Jahr folgen die Berichte für die Jahre 2013-2017 folgen.

Wollen Sie sich auch auf die wesentlichen Arbeiten bei der Jahresabschlusserstellung konzentrieren? Wenden Sie sich gern per E-Mail oder telefonisch unter: 030-3 907 907-45 an Oliver Massalski. Wir erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot.

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Am 17.12.2020 beschloss die Gemeindevertretung den ersten geprüften Gesamtabschluss. Auf Grund der systematisch durchgeführten Erstkonsolidierung, können zukünftige Gesamtabschlüsse der Gemeinde nunmehr mit hoher Effizienz und innerhalb vorgegebener Fristen erstellt werden.

Benötigen Sie auch Unterstützung bei Ihrem Gesamtabschluss? Dann wenden Sie sich gern per E-Mail oder telefonisch unter: 030 3 907 907-33 an Christoph Lehmitz. 

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Wie gehen wir bei der Haushaltssicherung vor?

Nach einer Ortsbegehung haben wir den Haushalt kritisch analysiert und die Ergebnisse der politischen Ebene vorgestellt. Außerdem haben wir gemeinsam mit hochrangigen Politiker*innen und Mitarbeiter*innen aus der Verwaltung Workshops durchgeführt, in denen wir erarbeitet haben, wo genau es Möglichkeiten gibt, die Einnahmen zu steigern und die Ausgaben zu senken. Wie viele Kommunen kann auch die Stadt Wernigerode ihr Gemeinwohl weiterentwickeln, indem sie ihre Verwaltung und die Infrastruktur verbessert und effektiver gestaltet.

Wollen Sie auch in ihrer Kommune den Haushalt nachhaltig sichern? Dann wenden sich direkt an Dr. Christian Müller-Elmau: c.mueller-elmau@ipm.berlin.

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Zugegeben, es gibt Arten von Visionen, bei denen man besser einen Arzt aufsuchen sollte, aber Visionen für eine Kommune oder Hochschule gehören definitiv nicht dazu. Warum? Eine Vision ist wie ein Foto Ihrer Kommune oder Ihrer Hochschule in Zukunft. Sie beschreibt, wofür sie stehen möchte und gibt eine Richtung an. Sie hilft den Mitarbeitern sich mit ihr zu identifizieren und gibt allen anderen ein klares Bild.

Um Ihnen zu verdeutlichen, was eine gute Vision ausmacht, schauen wir uns als Beispiel die Vision von Instagram an:

”Capture and Share the World’s Moments.”

In dem sozialen Netzwerk können Menschen ihre eigenen Momente einfangen und mit der Community teilen. Die Vision trifft es auf den Punkt. So weiß jeder sofort wofür Instagram steht. Dabei wird schnell klar: Eine Vision zu haben ist großartig. Viele machen aber den Fehler und schreiben sich eine große Vision auf die Fahne, ohne zu wissen, wie sie diese umsetzen und zum Leben erwecken können. Und dann bringt auch die tollste Vision nichts.

Wie genau wird die Vision für die HSPV zum Leben erweckt?

Mit einem Operationalisierungskonzept geht das ganz einfach.

Die Hochschule für Polizei und Verwaltung (HSPV) des Landes NRW ist Europas größte öffentliche Fachhochschule. Sie arbeitet täglich daran ihr Management zu verbessern. Hierzu hat sie unter anderem einen Hochschulentwicklungsplan (HEP) erarbeitet. In diesem sind die Vision und Leitlinien der Hochschule festgehalten. Wir unterstützen die HSPV jetzt dabei, diese Leitlinien in die tägliche Arbeit zu integrieren und umzusetzen.

Wir haben dieses Operationalisierungskonzept schon oft eingesetzt. In dem Konzept definieren wir auf Basis der strategischen Ziele mit Hilfe von Kennzahlen und Zielwerten operative Vorgaben. Dann erarbeiten wir konkrete Maßnahmen, um die operativen Zielvorgaben zu erreichen. Dabei führen wir ein unterjähriges Umsetzungscontrolling durch. Ein weiterer Vorteil des IPM-Strategiekonzeptes ist die Integration der Haushaltsplanung und Budgetierung: Da Maßnahmen in der Regel Geld kosten, ist die Verknüpfung mit der laufenden Haushaltsmittelfortschreibung spielerisch einfach.

Nach der Abstimmung des Steuerungskonzeptes mit dem Präsidium werden die Führungskräfte der dezentral organisierten HSPV geschult, um anschließend in gemeinsamen Workshops die Strategieoperationalisierung in Verbindung mit der Budgetplanung zu erarbeiten.

Wie werden die Ziele heruntergebrochen?

Wie genau sieht das aus, wenn die Vision in strategische Ziele und dann in Maßnahmen runtergebrochen wird? Da wir natürlich nicht zu viel über die Strategie der Hochschule für Polizei und Verwaltung verraten wollen, erklären wir es Ihnen an einem exemplarischen Beispiel: 

Eine Hochschule hat sich das Ziel gesetzt, ihre Lernmethoden zu verbessern und flexibler zu gestalten. Dieses Ziel brechen wir gemeinsam in kleinere Ziele herunter. Dabei wird klar, dass die Hochschule dafür ihre Lernmethoden digitalisieren muss. Um dieses untergeordnete Ziele zu erreichen, möchte die Hochschule ihre digitale Lehre ausbauen und die Lehrkräfte weiterbilden, damit sie die neuen Methoden auch sinnvoll einsetzen können. Dafür sind konkrete Maßnahmen nötig: Die Hochschule sucht die passenden Methoden, führt diese ein und schult ihre Lehrkräfte gezielt darin. Der Erfolg wird dann anhand der umgesetzten neuen Methoden und der Anzahl der geschulten Mitarbeiter*innen gemessen. So einfach brechen wir strategische Ziele herunter und machen Sie für alle mess- und nachvollziehbar. Und wenn alle Ziele nach und nach erreicht werden, kommt die Hochschule ihrer Vision jeden Tag ein Stück näher.

Wenn Sie auch an Ihrer Vision arbeiten wollen oder Fragen zu diesem Thema haben, wenden sich direkt an Dr. Christian Müller-Elmau.

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Die Schließung der Schulen zeigt ganz deutlich: Die Ausstattung ist veraltet und von kompletter Digitalisierung sind viele Schulen noch weit entfernt. Daran muss sich schnell etwas ändern. Die Bundesregierung fördert mit dem Programm „Digitalpakt Schule“ seit Herbst 2019 den Aufbau der digitalen Infrastruktur. Das Förderprogramm übernimmt dabei 90 % der Kosten.

Sie müssen jedoch viele inhaltliche und formale Richtlinien beachten, um Ihre Fördermittel überhaupt genehmigt zu bekommen: Bevor Sie planen können, welche Ausstattung Sie brauchen, sind Sie dazu verpflichtet eine ausführliche Bestandsaufnahme zu machen. Dann müssen die Leistungen zur Umsetzung ihres Förderprojekts am Markt ausgeschrieben und rechtskonform dokumentiert werden. Damit auch alle mit den neuen Medien umgehen könne, brauchen Sie ein schlüssiges Medienbildungskonzept und eine sinnvolle Fortbildungsstrategie für die Lehrer.  Rennt Ihnen dabei auch die Zeit bis zur Antragsfrist davon und Sie brauchen Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung?

Wir begleiten und beraten Sie auf dem Weg zur neuen digitalen Infrastruktur an Ihren Schulen! Ganz nach Ihrem Bedarf – komplett oder nur in Teilschritten. Und das Beste daran: Unsere Leistungen werden zu 90 % gefördert.

Hier finden Sie eine Übersicht unserer Leitungen, oder vereinbaren Sie direkt einen kostenfreien und unverbindlichen Beratungstermin mit Stephan Lübke. Sie erreichen ihn telefonisch unter 030 – 3 907 907 – 62 oder per E-Mail: s.luebke@ipm.berlin.

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Die Ergebnisse des Prozesses sind hier veröffentlicht.

Benötigen Sie auch Unterstützung bei der Leitbildentwicklung? Wenden Sie sich gerne per E-Mail oder telefonisch unter: +49 (0)30-3 907 907-45 an Oliver Massalski.

Der Beitrag Leitbild der Gemeinde Michendorf einstimmig verabschiedet erschien zuerst auf IPM.