Sie fragen sich, welche Kosten Sie zur Kalkulation der Elternbeiträge ansetzen dürfen? Mit dieser Frage sind Sie nicht alleine: Die Grundlagen zur Elternbeitragskalkulation und die damit zusammenhängenden Urteile füllen ganztägige Seminare. Wir wagen einen Blick durchs Schlüsselloch und verraten Ihnen, was Sie bei der Kalkulation der Elternbeiträge beachten müssen.
Was ist das Ziel der Elternbeitragskalkulation?
Das Ziel der Elternbeitragskalkulation für kommunale Träger ist es, der Politik aufzuzeigen, wie hoch die Kosten für die Kleinkindbetreuung (Platzkosten) tatsächlich sind. Außerdem sollen, nach Abzug der institutionellen Förderungen, die umlagefähigen Kosten als maximal zu erhebende Elternbeiträge (Höchstbeiträge) dargestellt werden. Höhere Elternbeiträge, als die berechneten Höchstbeiträge, dürfen Sie nicht erheben.
Wie gehen wir bei der Kalkulation der Elternbeiträge vor?
Zur Berechnung der umlagefähigen Kosten verwenden wir regelmäßig eine lineare Kostenverteilung. Mit dieser Vorgehensweise kalkulieren wir (das Institut für Public Management) die Elternbeiträge verursachungsgerecht. Dabei berechnen wir die Beiträge immer auf Basis der individuellen und tatsächlichen Kosten.
Zunächst sammeln wir alle ansatzfähigen Kosten. Dazu gehören die folgenden Kostenarten:
- Personalkosten (inkl. pädagogischen Personals über dem Mindestbetreuungsschlüssel)
- Sachkosten (inkl. Abschreibungskosten bzw. kalkulatorischer Miete)
- Gemeinkosten.
Für Einrichtungen in freier Trägerschaft müssen wir auch die anteilig anfallenden Sachkosten (z. B. Bewirtschaftungs- und Unterhaltungskosten) aus den Aufwandskonten der Kommune berücksichtigen. Das OVG Berlin-Brandenburg hat mehrfach bestätigt, dass diese Kosten angesetzt werden können.
Welche Kosten werden bei der Kalkulation oft nicht ausreichend berücksichtigt?
Wir haben schon für viele Kommunen die Elternbeiträge kalkuliert. Dabei haben wir oft die Erfahrung gemacht, dass die Gemeinkosten zu niedrig in der Kalkulation angesetzt werden. Manchmal bleiben Sie sogar ganz außen vor. Der Grund dafür: Zahlreiche Kommunen verfügen nicht über eine flächendeckende Kosten- und Leistungsrechnung, samt interner Leistungsverrechnung.
Auch das Bauamt, die Lohnbuchhaltung, die Kasse und andere Bereiche sind direkt oder indirekt für den Fachbereich Kita tätig. Stellen Sie sich das so vor: Eine Kita soll neu gebaut werden. Kitas sind laut Landesbauordnung Sondergebäude. Sie müssen deshalb etliche Anforderungen erfüllen wie bspw. besondere Brandschutzbestimmungen. Deshalb ist es selbstverständlich, dass das Bauamt bei dem Bau einer Kita auch einen erhöhten Planungsaufwand hat, als bei anderen Gebäuden. Auch dieser Planungsaufwand muss in der Kalkulation berücksichtigt werden.
Werden der anteilige Verwaltungsaufwand und die damit einhergehenden Gemeinkosten nicht adäquat in der Elternbeitragskalkulation berücksichtigt, fallen die Höchstbeiträge zu niedrig aus.
Wie geht es weiter mit der Kalkulation, wenn alle Kosten erfasst sind?
Wenn wir alle Kosten erfasst haben, legen wir die Kosten auf die definierten Leistungsbereiche (Krippe, Kindergarten, Hort, Verpflegung etc.) um. Die Kosten der einzelnen Leistungsbereiche, verteilt auf die Vertragszahlen, ergeben dann die Platzkosten.
Als Nächstes ziehen wir die ansatzfähigen Erträge von den Kosten der definierten Leistungsbereiche ab. Das Ergebnis verteilen wir auch wieder über die Vertragszahlen. Somit errechnen sich dann die umlagefähigen Höchstbeiträge.
In unseren Kalkulationen errechnen wir regelmäßig folgende durchschnittliche Entgelte:
Krippe:
- Platzkosten:
- Betreuungsdauer 8 h: 1.400 €/ Monat
- Betreuungsdauer 10 h: 1.750 €/ Monat
- Elternbeiträge:
- Betreuungsdauer 8 h: 530 €/ Monat
- Betreuungsdauer 10 h: 662 €/ Monat.
Kindergarten:
- Platzkosten:
- Betreuungsdauer 8 h: 618 €/ Monat
- Betreuungsdauer 10 h: 772 €/ Monat
- Elternbeiträge:
- Betreuungsdauer 8 h: 284 €/ Monat
- Betreuungsdauer 10 h: 343 €/ Monat.
Hort:
- Platzkosten:
- Betreuungsdauer 4 h: 316 €/ Monat
- Betreuungsdauer 6 h: 474 €/ Monat
- Elternbeiträge:
- Betreuungsdauer 4 h: 182 €/ Monat
- Betreuungsdauer 6 h: 261 €/ Monat.
Nachdem die Höchstbeiträge kalkuliert sind, erarbeiten wir eine sozialverträgliche Staffelung, damit Eltern, die weniger verdienen auch dem entsprechend weniger Gebühren zahlen müssen. Aber auch hierzu gibt es, Sie ahnen es, eigenständige Seminare.
Jetzt wissen Sie, welche Kosten Sie zur Kalkulation der Elternbeiträge ansetzen dürfen. Wenn Sie Hilfe bei Ihrer Kalkulation benötigen, unterstützen wir Sie gern. Wir begleiten Sie von der ersten Datenerhebung, über die Kalkulation, die Staffelungs- und Satzungsentwürfe bis hin zur politischen Diskussion zum Beschluss der Satzung. Darüber hinaus sind wir behilflich bei der Ausarbeitung der Finanzierungsrichtlinie und den Betreiberverträgen mit den freien Trägern. Sie planen eine neue Kita zu bauen? Auch hier helfen wir Ihnen gern mit der Ermittlung des Platzbedarfs für den Kita- und Grundschulbereich.
Hier finden Sie eine Übersicht unserer Leistungen zum Thema. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich gern per E-Mail oder telefonisch unter: +49 (0)30 3 907 907-61 an Thomas Kusyk.