Mit seinen erfahrenen Dozenten bildet IPM die zünftigen Finanzbuchhalter am SIMV aus

Ab dem Jahr 2021 unterrichtet das IPM im berufsbegleitenden modularen Zertifikatsstudiengang für angehende Verwaltungsfachangestellte – kommunale Buchhalter am Studieninstitut für kommunale Verwaltung Mecklenburg-Vorpommern (SI-MV) in Güstrow. Auch 2025 sind wir in Güstrow dabei. Die Themen des Kurses sind anspruchsvoll: Das Spektrum reicht von den Themen Haushaltsrecht und Haushaltsplanung, Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung im Grundlagenmodul bis hin zu speziellen Themen wie Haushaltssteuerung mit Zielen und Kennzahlen, Jahresabschlussanalyse, Fördermittelmanagement, internes Controlling und Wirtschaftlichkeits-/Investitionsrechnung im Aufbaumodul. Die Kursteilnehmer nutzen bewusst die Möglichkeit, den neuen Stoff auch anhand von praktischen Übungen und Fallstudien gemeinsam zu erarbeiten. Durch den Erfahrungsaustausch während der Präsenzveranstaltungen erreichen die Teilnehmer die Lernziele des Kurses und erwerben erfolgreich ein qualifiziertes Zertifikat.

Die VWA Leipzig bietet einen Angestelltenlehrgang für Mitarbeiter von Kommunen an

An der Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie (VWA) in Leipzig unterrichten unsere Dozentinnen seit 2022 erfolgreich angehende kommunale Mitarbeiter. Die Kursteilnehmer erwerben eine Qualifikation, die mit der eines Verwaltungsfachangestellten oder Beamten des mittleren Dienstes vergleichbar ist. Den größten Teil der Ausbildung nimmt der Bereich „Kommunales Haushaltsrecht“ ein. Für diesen Block sind insgesamt 89 Unterrichtsstunden vorgesehen. Das IPM unterrichtet auch beim neuen Angestelltenlehrgang I 2023, der im Herbst 2024 an der VWA Leipzig beginnt. Themen sind die rechtlichen Grundlagen der Haushaltsplanung und des Haushaltsvollzugs, die Grundlagen der doppelten Buchführung sowie auch Übungen zu verschiedenen Geschäftsvorfällen aus der kommunalen Praxis. An der VWA arbeiten wir mit einem hybriden Modell: Etwa die Hälfte der Teilnehmer ist vor Ort in Leipzig präsent, gleichzeitig nehmen einige Teilnehmer online am Unterricht teil.

Wie werden die Kurse von den Teilnehmern angenommen?

Die überwiegende Mehrheit der Teilnehmer ist sehr motiviert, da sie sich auch bewusst für eine berufsbegleitende Ausbildung entschieden haben. Sie sind neugierig und wollen so viel wie möglich lernen, um für ihr neues Berufsleben gut gerüstet zu sein. Die positiven Rückmeldungen zum Lehrgang beziehen sich auf den starken Praxisbezug, die vielen Übungen, die verständliche Vermittlung schwieriger Rechtsgrundlagen und die strukturierte Darstellung der Inhalte.

Sind Sie auf der Suche nach Referenten zu aktuellen Themen des kommunalen Haushaltswesens? Wollen auch Sie Ihre Mitarbeiter schulen und echte Kompetenz im eigenen Haus aufbauen? Oder haben Sie Interesse an den beschriebenen Lehrgängen? Sprechen Sie uns einfach an.

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Was waren unsere Aufgaben?

Die Gemeinde Stahnsdorf hat das IPM beauftragt, das beweglichen Anlagevermögen zu bilanzieren und eine strukturierte Liegenschaftsanalyse der Vorgänge im Bereich Grund und Boden vorzunehmen:

• Prüfung aller gebuchten Rechnungen auf Vollständigkeit
• Abgleich der Buchungsvorgänge der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung
• inhaltliche Prüfung der gebuchten Vorgänge
• Prüfung „investiv oder konsumtiv“
• Prüfung der buchungsbegründenden Unterlagen (Verträge, Beschlüsse)
• Bewertung der Anschaffungs- und Herstellkosten nebst Grunderwerbsnebenkosten
• Prüfung der Verwendungsnachweise
• Darstellung und Bewertung des zu aktivierenden Anlagevermögens

Wie verlief die Zusammenarbeit und welche Ergebnisse wurden erzielt?

Im Oktober 2023 begannen wir, nach einer kurzen Einarbeitung in das HKR-System, die Gemeinde zunächst bei der Bewertung des beweglichen Anlagevermögens zu unterstützen. Die Bearbeitung der Jahresabschlussarbeiten erfolgte danach kontinuierlich, nach Stand der zugearbeiteten Sachverhalte, durch die Gemeinde. Im Februar 2024 erfolgte die Erweiterung des Leistungsumfangs auf die Liegenschaftsvorgänge der Gemeinde Stahnsdorf. Im Verlauf der Zusammenarbeit konnte das IPM ebenso prozessuale Verbesserungsvorschläge unterbreiten und Hinweise für effizientere Abläufe zwischen den Fachämtern geben.  Rückblickend war die Zusammenarbeit zwischen der Gemeinde Stahnsdorf und dem IPM sehr erfolgreich und konnte am 31. Mai 2024 abgeschlossen werden.

Benötigen auch Sie Unterstützung bei Ihrer Anlagenbuchhaltung oder Jahresabschlussarbeiten? Bitte kontaktieren Sie uns.

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Um welche Aufgaben geht es?

Insbesondere die Erstellung nachzuholender Jahresabschlüsse und die Haushaltsplanung 2024 konnten nicht mit eigenem Personal abgedeckt werden. Es drohte eine dauerhafte vorläufige Haushaltsführung. Aus diesem Grund hat die Gemeinde Elsteraue das IPM beauftragt, sie in der Erledigung dieser Aufgaben zu unterstützen. Besonders im Bereich des Haushaltsaufstellungsprozesses sieht die Gemeinde Optimierungspotentiale. Probleme sind vielschichtig. Fehlende Zeit der Fachämter, um die notwendigen Zuarbeiten in der vorgegebenen Zeit zu liefern, ist nur ein Problem. Bekommt die Kämmerei dann die Zuarbeiten, sind die Zahlen oft lückenhaft, nicht untersetzt oder von schlechter Qualität. Damit nicht genug, hat die Politik zahlreiche Wünsche, die nicht mit der Haushaltslage zusammenpassen. Neuerliche Änderungen der Zuweisungen durch das Land Sachsen-Anhalt sorgten zudem dafür, dass sich der Haushaltsaufstellungsprozess verzögerte.

Wie hat das IPM geholfen?

Aufgrund von sich kurzfristig ändernden Rahmenbedingungen durch das Land Sachsen-Anhalt verzögerte sich die Aufstellung des Haushaltsplanes 2024 von September 2023 bis März 2024. Das IPM hat hierzu mehrere Entwürfe erarbeitet, die sich immer an die aktuell geänderten gesetzlichen Regelungen anpassen mussten. Parallel wurde das fortzuschreibende Haushaltskonsolidierungskonzept weiterentwickelt. Im ersten Schritt haben wir eine Analyse der umgesetzten Maßnahmen erarbeitet. Im Weiteren erfolgte eine Anpassung des HaKo durch Vorstellung von Vorschlägen zu weiteren Maßnahmen. Damit konnten wir eine Fortschreibung des Haushaltskonsolidierungskonzeptes mit angepassten Einsparpotentialen erreichen. Nach Vorstellung der Pläne vor den Gremien der Gemeinde wurden sowohl der Haushaltsplan 2024 wie auch die Fortschreibung des Haushaltskonsolidierungskonzeptes am 14.03.2024 mit knappen Mehrheiten beschlossen.

Wenn Sie ebenfalls Unterstützung beim Thema Haushaltsplanung, Jahresabschlusserstellung und Haushaltskonsolidierung benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

https://www.mz.de/lokal/zeitz/steigen-ab-august-elternbeitrage-in-der-elsteraue-3789020

https://www.mz.de/lokal/zeitz/kita-beitrage-in-der-elsteraue-ausschuss-lehnt-erhohung-ab-3798895

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Wie haben wir die Stadt Leuna unterstützt?

Das IPM wurde damit beauftragt einige AiB-Baumaßnahmen für die Aktivierung vorzubereiten und zu dokumentieren. Dabei sollte für jedes AiB-Projekt eine Einzelanalyse durchgeführt werden:

• Prüfung aller gebuchten Rechnungen auf Vollständigkeit
• Abgleich der Buchungsvorgänge der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung
• inhaltliche Prüfung (gehört eine Rechnung zum Bauvorhaben oder nicht?)
• Prüfung „investiv oder konsumtiv“
• Darstellung und Bewertung des zu aktivierenden Anlagevermögens

Wie verlief die Zusammenarbeit und welche Ergebnisse wurden erzielt?

Das Projekt startete bereits im Dezember 2022 mit dem ersten Auftrag. Die erste Phase mit ca. 12 Tiefbauprojekten wurde im Februar 2023 abgeschlossen. Die Zusammenarbeit zwischen der Stadt Leuna und dem IPM war sehr erfolgreich. Gemeinsam haben wir eine standardisierte Darstellung der dokumentierten Prozesse erarbeitet, ein Verteilungsmodell entwickelt und auf die einzelnen AiB-Projekte angewendet. Eine durch diesen Auftrag ausgelöste inhaltliche Diskussion wurde auch von der Stadtverwaltung sehr positiv aufgenommen. Die Zufriedenheit mit der Zusammenarbeit war hoch, so dass diesem Auftrag im Jahr 2023 weitere Aufträge folgten.

Es wurden verschiedene Bauprojekte analysiert und dokumentiert u.a. Straßenbau, Teichsanierung, Bushaltestellenbau, Straßenbeleuchtungsmaßnahmen, Kanalbaumaßnahmen, Schmutzwasserhausanschlüsse, Regenwassernetzsanierung, E-Ladesäulen und -infrastruktur, Friedhofsbauten (z.B. Urnenwand), Spielplatzersatzneubau, Hochbaumaßnahmen u.a. Kita-Erweiterung, Neubau des Technikgebäudes des Bauhofes und weitere Maßnahmen. Insgesamt wurden über 70 AiB-Maßnahmen vom IPM bearbeitet. Diese Unterstützung durch das IPM war ein wichtiger Schritt bei der Erstellung der Jahresabschlüsse (2014 – 2017.)

Benötigen auch Sie Unterstützung bei Ihrer Anlagenbuchhaltung oder Jahresabschlussarbeiten? Bitte kontaktieren Sie uns.

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Um welche Aufgaben geht es?

Insbesondere das Aufstellen der Haushaltspläne konnte nicht mehr gewährleistet werden. Um nicht dauerhaft in der vorläufigen Haushaltsführung zu verbleiben, hat die Gemeinde Nordharz das Institut für Pubic Management (IPM) beauftragt, sie bei diesen Aufgaben zu unterstützen. Besonders im Bereich des Haushaltsaufstellungsprozesses sieht die Gemeinde Optimierungspotentiale. Probleme sind vielschichtig. Fehlende Zeit der Fachämter, um die notwendigen Zuarbeiten in der vorgegebenen Zeit zu liefern, ist nur ein Problem. Bekommt die Kämmerei dann die Zuarbeiten, sind die Zahlen oft lückenhaft, nicht untersetzt oder von schlechter Qualität. Damit nicht genug, hat die Politik zahlreiche Wünsche, die nicht mit der Haushaltslage zusammenpassen. Des Weiteren unterstützt das IPM derzeit auch bei der Aufstellung der Jahresabschlüsse (ab 2014) für die Gemeinde Nordharz.

Wie hat das IPM geholfen?

Innerhalb weniger Wochen wurde vom IPM der Haushaltsplan 2024 erstellt. Dabei wurden wichtige Eckwerte überprüft, Aufwandspositionen angepasst und finale Abstimmungen zum Mittelbedarf vorgenommen. Gemeinsam mit dem Bürgermeister und den Fachämtern wurde die Investitionsplanung an die Haushaltslage angepasst. Dabei wurde die Verwaltung durch das IPM fachlich beraten.

Mit der Vollständigkeit der Zahlengrundlage wurden diese von uns in das HKR-System übernommen. Ein wichtiger Bestandteil ist die Erstellung des Vorberichtes, welchen wir ebenfalls vollumfänglich erarbeitet haben. Die Ausfertigung aller Anlagen und Übersichten konnte in kurzer Zeit erstellt werden, um die Fristen für die Ladung zur Gemeinderatssitzung sicher zu stellen. Mit der Beschlussfassung vom 18.04.2024 im Gemeinderat konnte der Haushaltplan 2024 der Rechtsaufsichtsbehörde vorgelegt werden.

Wenn Sie ebenfalls Unterstützung beim Thema Haushaltsplanung, Jahresabschlusserstellung und Haushaltskonsolidierung benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

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Neben diesen zusätzlichen Aufgaben mussten die vielen Belege für die Beseitigung der Hochwasserschäden einschließlich der erhaltenen Fördermittel korrekt im neuen System erfasst werden. Der Verwaltung fehlt, wie in vielen anderen Verwaltungen auch, das Personal. Aufgrund dieser besonderen Herausforderungen, ist es schwierig die fälligen Jahresabschlüsse termingerecht zu erstellen.

Das IPM erstellt für die Verbandsgemeinde Elbe-Havel-Land die Jahresabschlüsse

Es wurde nach externer Unterstützung gesucht und das Institut für Public Management (IPM) für die Erstellung der noch offenen Jahresabschlüsse für die Verbandsgemeinde Elbe-Havelland und vier ihrer Mitgliedsgemeinden für die Haushaltsjahre 2015 bis 2021 beauftragt.

Bevor wir die Jahresabschlüsse erstellen konnten, mussten wir das umfangreiche Anlagevermögen bearbeiten und die Besonderheiten in Zusammenhang mit der Beseitigung der Hochwasserschäden und der zur Verfügung gestellten Fördermittel beachten. Bis heute konnten die Jahresabschlüsse für die Verbandsgemeinde und zweier Mitgliedsgemeinden dem Rechnungsprüfungsamt zur Prüfung vorgelegt werden.

Wie verläuft die Zusammenarbeit mit der Kämmerei?

Die Zusammenarbeit mit der Kämmerei war wertschätzend und ergebnisorientiert. Für die Mitarbeiterinnen der Verwaltung waren es die ersten doppischen Jahresabschlüsse. Gemeinsam haben wir neue Sachverhalte diskutiert und die Umstellung gemeistert.

Brauchen Sie Unterstützung und Beratung im Bereich der Erstellung Ihrer Jahresabschlüsse? Dann melden Sie sich gern bei uns.

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Worauf müssen Sie in Ihrer Anlagenbuchhaltung speziell bei beweglichen Sachvermögen achten?

In der Verbandsgemeinde Seehausen (Altmark) gibt es eine große Anzahl an beweglichen Vermögensgegenständen. Die Einrichtungen der Schulen, Kindertagesstätten und Feuerwehren werden in dem Anlagevermögen der Verbandsgemeinde erfasst. Unter Zuhilfenahme der Bewertungsrichtlinie der Verbandsgemeinde müssen die beweglichen Vermögensgegenstände den entsprechenden Bilanzkonten zugeordnet werden. Dabei muss unbedingt die korrekte Nutzungsdauer berücksichtigt werden. Die Verbandsgemeinde hat zusätzliche Absprachen mit dem zuständigen Rechnungsprüfungsamt getroffen. Diese müssen bei der Erfassung und Bewertung besonders beachtet werden.

Die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der Kämmerei ist sehr produktiv.

Die notwendigen Zuarbeiten durch die Verwaltung erfolgen zeitnah und ergebnisbezogen. Durch die Diskussion über nicht eindeutige Sachverhalte, wird die fachliche Kompetenz auf beiden Seiten gestärkt und erweitert.

Die Arbeiten für die Verbandsgemeinde konnten im September abgeschlossen werden. Zur Verbandsgemeinde Seehausen gehören 5 Mitgliedsgemeinden. Es kam direkt zu einer Nachbeauftragung für die Hansestadt Seehausen, einer der angehörigen Mitgliedsgemeinden.

Brauchen Sie Unterstützung und Beratung im Bereich der Anlagenbuchhaltung? Dann melden Sie sich gern bei uns.

Auch interessant:

Das IPM unterstützt auch die Stadt Leuna in der Anlagenbuchhaltung:

Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten achtet die Stadt Leuna auf eine ordnungsgemäße und „prüfungsreife“ Dokumentation der aktivierungsfähigen Anlagen im Bau (AiB) in der Anlagenbuchhaltung. Diese Dokumentation ermöglicht gleichzeitig auch eine zusätzliche Kontrolle der Buchungsvorgänge. Aufgrund der höheren Auslastung der Mitarbeiter in der Buchhaltung, hat sich die Stadt um externe Hilfe bemüht und das IPM beauftragt, einige Tiefbauprojekte für die Aktivierung vorzubereiten. Das IPM unterstützt die Stadt Leuna in der Anlagenbuchhaltung.

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Analyse und Ergebnis

Das IPM hat zunächst die Haushalts- und Finanzlage unter Berücksichtigung von Risiken und Investitionsfolgekosten analysiert und konnte damit nachweisen, dass die städtischen Finanzen mittelfristig sogar stärker unter Druck stehen als zunächst vermutet. Dabei haben wir gezeigt, dass die finanzielle Schieflage der Stadt aus eigenen Entscheidungen zu Wedeler Leistungsangeboten und der örtlichen Einnahmenpolitik heraus entstanden ist und nicht auf eine Unterfinanzierung durch das Land verwiesen werden kann. Die Aufgabe der nachhaltigen Haushaltssicherung wurde damit dringender und substanzieller.

Konsolidierungsmaßnahmen

Im nächsten Schritt hat das IPM eine intensive Ortsbesichtigung durchgeführt und dabei Schlüsselfaktoren sowie Kostentreiber für die Produkte der Stadt Wedel identifiziert. Darauf aufbauend haben wir mit der Verwaltungsspitze sowie mit ausgewählten Vertreter*innen der städtischen Politik Konsolidierungsmaßnahmen erörtert, die in ihrer Gänze das Konsolidierungsziel erreichen und sogar übertreffen, um perspektivisch Überschussrücklagen aufbauen zu können.

Die ausgewählten Konsolidierungsmaßnahmen umfassen Einnahmeerhöhungen sowie Ausgabensenkungen und wurden so gewählt, dass das hohe Leistungsniveau der Stadt nicht grundsätzlich eingeschränkt wird. Leitend war also der Gedanke, Haushaltskonsolidierung mit dem Skalpell zu betreiben und nicht mit der Axt. Im Ergebnis wurden die Konsolidierungsvorschläge mit großer Mehrheit vom Rat angenommen und werden nun sukzessive umgesetzt.

Beteiligung und Fachkompetenz

Für den Erfolg von Haushaltskonsolidierungsprojekten in Kommunen sind zwei Dinge entscheidend: die moderativ geschickte Einbindung der örtlichen Entscheidungsträger in die Findung und Diskussion der einzelnen Konsolidierungsmaßnahmen sowie eine glaubhafte Fachkompetenz über alle Aufgabenbereiche einer Kommune. So gelingt das Aufbrechen von fachpolitischen Widerständen und das mehrheitliche Mitwirken an der Ausgestaltung von Konsolidierungsoptionen.

Wenn Sie ebenfalls an einer Unterstützung beim Thema Haushaltskonsolidierung interessiert sind, sprechen Sie uns gerne an.

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Um welche Aufgaben geht es?

Insbesondere die Erstellung der Jahresabschlüsse sowie das Aufstellen der Haushaltspläne konnte nicht mehr gewährleistet werden. Um nicht dauerhaft in der vorläufigen Haushaltsführung zu verbleiben, hat die Gemeinde Elsteraue das IPM beauftragt, sie in der Erledigung dieser Aufgaben zu unterstützen.

Wie hat das IPM geholfen?

Innerhalb von 8 Wochen wurden vom IPM der Haushaltsplan 2023 sowie das fortzuschreibende Haushaltskonsolidierungskonzept erstellt. Nach Vorstellung der Pläne vor den Gremien der Gemeinde wurden diese mit knappen Mehrheiten beschlossen.

Wenn Sie ebenfalls Unterstützung beim Thema Haushaltsplanung und Haushaltskonsolidierung benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

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Wie kann eine Haushaltssicherung gelingen?

Durch unsere fast 20jährige Erfahrung in der Kommunalberatung konnte das IPM allein im letzten Jahr drei Kommunen wesentliche Konsolidierungspotenziale aufzeigen. In der anschließenden Debatte mit der politischen Ebene wurden konkrete Einsparungen und Erlössteigerungen beschlossen.

Dank der ermittelten Konsolidierungsmaßnahmen konnten diese Kommunen in der mittelfristigen Finanzplanung ihrer Haushalte entweder wieder vollständig ausgleichen, oder die Defizite zumindest erheblich reduzieren.

Wenn auch Sie Interesse an einer nachhaltigen Haushaltssicherung haben, sprechen Sie uns gerne an.

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