Digitalisierung Ihrer Kommune – wo stehen Sie und wo wollen Sie hin? Das war das Thema unserer LANGE NACHT DER VERWALTUNG. Wir freuen uns sehr, dass wir die LNDV im Neptunhotel in Warnemünde veranstalten konnten. Besonders, da wir sie letztes Jahr wegen der Pandemie absagen mussten.
Die Kommunen merken – ohne Digitalisierung geht es nicht
Die Kommunen in Deutschland merken – ohne Digitalisierung geht es nicht. Denn auch hier ist Digitalisierung Thema Nummer eins. Doch warum schenken Sie Thema gerade jetzt so viel Aufmerksamkeit? Zum einen haben Sie wahrscheinlich durch die Pandemie gemerkt, dass es besser ist, Leistungen online anzubieten. Zum anderen schreibt das OZG (Onlinezugangsgesetz) Ihnen vor, Ihre Leistungen bis 2022 digital anzubieten. Doch wie soll das funktionieren? Wie sollen Leistungen angeboten werden, für die es gar keine digitalen Lösungen gibt? Genau diese Frage stellen sich viele. Deshalb haben wir das Thema bei unserer LNDV aufgegriffen. Dort haben wir den Kommunen gezeigt, wie sie herausfinden, wo sie stehen und wie sie mit der Digitalisierung anfangen. Außerdem haben sie von Vanessa Marx (Kurdirektorin der Insel Hiddensee) erfahren, wie sie mit einer App für die Kurkarte 70 % Zeit sparen.
Digitalisierung Ihrer Kommune – wo stehen Sie und wo wollen Sie hin?
Damit Sie wissen, wo die Reise hingehen soll, müssen Sie erstmal herausfinden, wo Sie stehen. Darum ging im ersten Vortrag von Oliver Massalski. Hier haben die Kommunen gelernt, was Digitalisierung für sie selbst bedeutet. Herr Massalski hat den Teilnehmer:innen gezeigt, welche Leistungen laut OZG (Onlinezugangsgesetz) digitalisiert werden müssen und welche nicht.
Welche Leistungen müssen digitalisiert werden?
- Alle Typ 5 Leistungen der Priorität 1 (6 LeiKa-Leistungen)
- Alle Leika-Leistungen Typ 4 Leistungen der Prioritär 1 (54 LeiKa-Leistungen)
Welche Leistungen können digitalisiert werden?
- Alle Leika-Leistungen in der Regelungs-und Vollzugskompetenz der Kommune (Typ 5, 56 LeiKa-Leistungen)
- Alle Leika-Leistungen in der Regelungskompetenz des Landes und Vollzugskompetenz der Kommune (Typ 4,859 LeiKa-Leistungen)
Was darf digitalisiert werden?
Alles rund um das Thema Marketing. Das ist keine Pflicht. Dennoch sollten Sie darüber nachdenken Marketing für Ihre Kommune online zu betreiben. Denn dort sind Sie viel näher an Ihrer Zielgruppe dran und sprechen direkt mit ihr. Sie führen dann keinen Monolog mehr ins Leere, sondern sprechen direkt mit Ihren Gästen oder Einwohnern. Das macht Ihre Kommunikation persönlicher. Durch den direkten Kontakt lernen Sie Ihre Zielgruppe jeden Tag besser kennen. Sie wissen, was sie sich wünscht und können diese Wünsche erfüllen, indem Sie ihre Leistungen anpassen.
Am nächsten Tag haben die Teilnehmer:innen in einem Workshop ihre eigenen Leistungen mit einem Online Tool bewertet. Das Ziel: Sie sollten herausfinden, wie weit die eigene Kommune mit der Digitalisierung ist. Das Ergebnis war wie in den meisten Kommunen Deutschlands sehr ernüchternd. Denn viele Leistungen sind noch nicht digitalisiert und es liegt noch viel Arbeit vor den Kommunen.
Welche Auswirkungen hat die PSD2 auf die Kurabgabe?
Außerdem ist Oliver Massalski darauf eingegangen, dass bspw. Vermieter wegen der PSD2 (Payment Service Directive 2) Zahlungen wie die Kurabgabe für die Kommune nur unter bestimmten Voraussetzungen entgegennehmen dürfen. Diese sind:
- Vermieter und Tourist-Information haben eine offizielle gewerbliche Vereinbarung (ähnlich wie Tankstellen mit den Mineralölkonzernen) (Präambel / Absatz 13)
- Der Vermieter muss die Tätigkeit (Vermieter) den Behörden melden und genehmigen lassen (Präambel / Absatz 19)
- Der Vermieter, der das Geld für die Kurkarte einnimmt, muss ein Treuhandkonto haben (Artikel 10 / Absatz 1 a)
- Der Betrag muss am nächsten Werktag auf dem Treuhandkonto sein, weil der Vermieter nicht mit dem Geld arbeiten darf (Artikel 10 / Absatz 1 a)
- Der Vermieter muss eine spezielle Versicherung gegen Zahlungsausfall haben (Artikel 10 / Absatz 1 b)
- Die Kommune muss dem Vermieter rechtssichere Handlungsanweisungen geben und den Prozess regeln und kontrollieren (Artikel 20 / Absatz 1)
Die meisten Vermieter erfüllen diese Anforderungen nicht. Das Ergebnis: den Kommunen bleibt nichts anderes übrig, als die Kurabgabe zu digitalisieren. Mit der WELCMpass App geht die Zahlung direkt bei der Kommune ein. Die Vermieter haben nichts mehr mit der Zahlung zu tun. Der Betrag ist sofort verfügbar und die Kommune erfüllt alle Bedingungen nach PSD2, OZG und DSGVO.
Wie die Kurabgabe mit einem Klick funktioniert
Wie die Kurabgabe mit einem Klick funktioniert, haben Vanessa Marx (Kurdirektorin Hiddensee) und Thomas Gens (Bürgermeister Hiddensee) erklärt. Sie nutzen die digitale Kurabgabe auf der Insel Hiddensee seit diesem Jahr. Frau Marx freut sich darüber, dass schon viele Gäste die Kurabgabe vor ihrem Urlaub online buchen. Das funktioniert nur, wenn die Vermieter das kommunizieren. Um das zu erreichen, arbeitet Hiddensee eng mit den Vermietern zusammen. Das erleichtert allen die Arbeit. Denn die Vermieter sparen 90 % Zeit durch die digitale, wenn eine Kommune die digitale Kurabgabe nutzt. Sie müssen dann nur noch die Meldescheine überprüfen und damit ist ihre Arbeit getan.
Außerdem nutzt die Insel digitale Infopoints. Sie kennen wahrscheinlich die klassischen Schaukästen der Touristeninformationen. Digitale Infopoints sind genau das gleiche, nur interaktiv. Stellen Sie sich so einen Schaukasten wie ein überdimensional großes Tablet vor. Sie bedienen es intuitiv per Touchscreen und rufen mit nur einem Klick alle Informationen auf, die für Sie in diesem Moment wichtig sind. Das ist großartig für die Gäste, weil sie schnell finden, was sie suchen. Aber auch für Sie als Kommune ist es einfacher. Denn Sie müssen nicht jeden Schaukasten einzeln bestücken, sondern spielen die Inhalte bequem vom Büro aus auf die Infopoints. Besonders praktisch ist das, wenn sie aktuelle Informationen teilen möchten. So können sie bspw. eine Sturmwarnung innerhalb weniger Sekunden auf den Infopoints veröffentlichen und somit alle informieren. So stellen wir uns Digitalisierung vor.
Wie mache ich meine Kommune attraktiver?
Wie mache ich meine Kommune attraktiver? Auch diese Frage haben wir uns gestellt. Besonders gut gelingt das mit einer klaren Strategie. Deshalb hat Simone Stemmerling gezeigt, wie Kommunen eine Marketing-Strategie entwickeln können. Sie ist dabei zuerst auf die unterschiedlichen Arten von Marketing für Kommunen eingegangen (Tourismusmarketing, Standortmarketing, Regionalmarketing, Citymarketing, Verwaltungsmarketing). Denn nur, wenn Sie wissen, welches Ziel Sie erreichen wollen, können Sie eine entsprechende Strategie entwickeln.
Verwaltungsmarketing hat das Ziel, das Image der Verwaltung zu verbessern. Wie das funktioniert? Indem die Verwaltung Ihre Leistungen daran ausrichtet, was den Bürger:innen wichtig ist. Was wünschen sie sich? Wie können Sie es ihnen leichter machen, Leistungen in Anspruch zu nehmen? Genau diese Fragen gilt es zu klären. Die Zielgruppe hierbei sind die Bürger:innen.
Simone Stemmerling hat anhand von Beispielen gezeigt, wie Kommunen ihre Strategie erfolgreich umgesetzt haben. Dadurch haben die Teilnehmer:innen ein besseres Gefühl für die einzelnen Arten von Marketing bekommen. Was dabei besonders auffiel: Es gibt viele Beispiele für großartiges Tourismusmarketing.
Marketing mit geringem Budget und großer Wirkung
Eine erfolgreiche Kampagne mit geringem Budget und großer Wirkung war: „Best Job in the World“ von Tourism Queensland in Australien. Die Region hat sich gefragt: Wie können wir mit einem geringen Budget (1,2 Mio. USD) eine erfolgreiche WELTWEITE Marketingkampagne machen? Die Antwort darauf war ungewöhnlich. Denn Tourism Queensland hat Stellenanzeigen in Zeitschriften auf der ganzen Welt veröffentlicht. Danach hat sie einen Wettbewerb veranstaltet, um den besten Kandidaten für die Position zu finden.
Der Job: Hausmeister auf einer Insel
Die Aufgaben: Die Insel entdecken, einen Blog schreiben, Fische füttern, Pool reinigen
Das Gehalt: 150.000 AUD + Unterkunft
Das Ergebnis:
- 1,4 Mio. Bewerbungen, 34.684 Job Videos
- 53,9 Mio. Seitenaufrufe in 6 Wochen
- 60-Minütige BBC Reportage
- 6.000 Nachrichtenartikel mit einem Wert von 165 Mio. USD
- 3 Mrd. erreichte Menschen
- 2013 nochmal mit 6 Jobs wiederholt
Dabei wird deutlich: Für eine erfolgreiche Marketingkampagne lohnt es sich anders zu denken und ungewöhnliche Wege zu gehen.
Den Teilnehmer:innen haben die Beispiele besonders gut gefallen und sie haben sich darüber ausgetauscht, wie sie selbst neue Zielgruppen für ihre Kommune gewinnen können. Was dabei leider auch auffiel: Es gibt fast keine guten Beispiele für erfolgreiches Verwaltungsmarketing. Kennen Sie eines? Falls ja, dann freuen wir uns, wenn Sie es mit uns teilen. Schicken Sie uns dazu gern eine E-Mail.
Nachdem die Teilnehmer:innen die unterschiedlichen Arten von Marketing kennengelernt hatten, ist Simone Stemmerling auf die Zielgruppen eingegangen. Denn nur wenn Sie wissen, wen Sie ansprechen möchten, können Sie eine Strategie erarbeiten, die auch ankommt. Hierfür haben die Gäste ihre Zielgruppe am nächsten Tag in einem Workshop analysiert und anhand einer Persona besser kennengelernt. Zum Schluss gab es hilfreiche Tipps für eine erfolgreiche Social Media Strategie.
Was kommt nach dem Digitalpakt?
Stephan Lübke hat den Teilnehmer:innen dann aufgezeigt, was nach dem DigitalPakt kommt. Die Ausstattungen in den Schulen sind zum Glück schon teilweise digitalisiert worden. Doch was häufig dabei vergessen wird, ist die Frage: Wie soll es: Wie sieht es mit der Technik in 5 Jahren aus? Alles entwickelt sich rasend schnell, sodass Sie beobachten müssen, wie sich Software, Geräte und Plattformen entwickeln, damit Sie immer auf dem aktuellen Stand sind und nicht den Anschluss verlieren. Außerdem lohnt es sich Best Practice Vergleiche zu machen (z.B. Smart-Schools Deutschland https://smart-school.de/de). Dadurch können Sie sich immer weiter verbessern.
Was der Digitalpakt in den Schulen gezeigt hat, wird auch in Zukunft für Verwaltungen gelten. IT-Administration und Anwenderbetreuung müssen Sie in Zukunft beim Personal und der Organisation als zusätzliche Aufgaben einplanen. Dazu gehört auch, dass Sie für die IT-Sicherheit sorgen und Ihre Hardware immer wieder erneuern.
Nach den Vorträgen haben die Teilnehmer:innen sich beim gemeinsamen Abendessen mit Blick auf die Ostsee im Restaurant des Hotel Neptun ausgetauscht. Außerdem konnten sie auszuprobieren wie wir in Zukunft lernen werden. Denn wir hatten die VIL GmbH bei uns zu Gast. Sie bieten ein mobiles, einfach zu bedienendes VR System an und digitalisieren damit den Schulunterricht mit Virtual Reality und Augmented Reality. Unsere Gäste haben per Knopfdruck erlebt, wie sich Gladiatoren im alten Rom in einer Arena gefühlt haben oder wie ein Vulkanausbruch aus nächster Nähe aussieht. Und das ohne sich von ihrem Platz zu begeben. Wir finden: So macht lernen Spaß und wären bei diesen Aussichten auch selbst gern nochmal Schulkind 🙂
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