Kosten- und Leistungsrechnung:

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Von der Papier- zur E-Rechnung – was Sie dabei beachten müssen

Hier erfahren Sie, was Sie bei der Umstellung von der Papier- auf die E-Rechnung beachten müssen… aber erstmal entführen wir Sie in eine Vergangene Zeit…

Sie kennen das bestimmt auch noch von früher: Sie sitzen abends gemütlich im Schlafanzug auf der Couch und es kommt nichts Anständiges im Fernsehen. Deshalb beschließen Sie nochmal in die Videothek zu fahren, um einen Film auszuleihen…

„Moment Videothek… was ist das denn?“

Genau das werden sich die ganz Jungen unter Ihnen fragen. Deshalb eine kurze Erklärung: Eine Videothek ist ein Ort an dem Sie offline Filme ausliehen konnten – früher auf Video und dann auf DVD. Sie mussten sich wirklich noch vor die Tür begeben und den Film physisch dort abholen. Streaming gab es noch nicht und das hat ganz schön genervt. Denn Sie mussten sich erst einmal aufraffen und anziehen – und das nur um in der Videothek festzustellen, dass andere schneller waren als Sie. Denn der Film, den Sie gern ausgeliehen hätten, ist nicht mehr verfügbar. Zum Glück sind diese Zeiten vorbei. Inzwischen streamen wir Filme bequem von Servern und haben unsere eigene Filmsammlung auf der Festplatte oder in einer Cloud.

So gehen Sie zeitgemäß mit Rechnungen um

Ähnlich verhält es sich mit Rechnungen. Auch diese gehören im Jahr 2020 nicht mehr in viel zu sperrige Aktenschränke, sondern in digitaler Form auf den Server. Damit das funktioniert, müssen erst einmal Prozesse und Standards eingerichtet werden. Denn nur so können die Rechnungen überall gelesen und verarbeitet werden. Und diese Standards sind in der X-Rechnung festgehalten.

Was ist die XRechnung genau?

Sie ist ein Standard für elektronische Rechnungen in der Verwaltung. Entwickelt hat die XRechnung die Koordinierungsstelle für IT Standards. In ihr ist festgelegt, welche Daten in der Rechnung enthalten sein müssen.

Warum ist so ein Standard überhaupt wichtig?

Seit dem 19. April 2020 sind alle dazu verpflichtet elektronische Rechnungen anzunehmen. Gleichzeitig sollten sie in der Lage sein, die Rechnungen weiterzuverarbeiten. Damit das überall funktioniert, gibt es die XRechnung mit ihren klaren Vorgaben.

Die genau vorgegebene Struktur und das einheitliche Format lösen gleich mehrere Probleme. Die Rechnungen können leichter geprüft, übertragen, ausgelesen und bezahlt werden. Aufwändige Arbeitsabläufe werden dadurch vereinfacht und automatisiert. Damit sparen die Kommunen nicht nur Zeit, sondern senken auch die Kosten, die mit der Rechnungsverarbeitung verbunden sind.

Wie kommen die Rechnungen in die Verwaltung?

Die Rechnungen werden an den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE: https://xrechnung.bund.de/) gesendet. Er ist die zentrale Anlaufstelle. Um den ZRE zu nutzen, müssen Sie sich einmalig registrieren. Dann können Sie die Rechnung per E-Mail versenden. Falls Sie nur ab und zu eine Rechnung versenden müssen, können Sie die Rechnungsdaten eingeben oder hochladen. Wenn Sie viele Rechnungen versenden müssen, sollten sie PEPPOL nutzen. Dieser Webservice wird vom IT-Planungsrat empfohlen. Mit dem richtigen Softwaredienstleister können Sie die Rechnungen auch aus dem eigenen ERP -System versenden.

Was müssen Kommunen beachten, um elektronische Rechnungen ohne Probleme zu nutzen?

Erst vor kurzem haben wir den Landkreis Teltow-Fläming dabei unterstützt, alles für einen reibungslosen Umgang mit der E-Rechnung vorzubereiten. Was ist dabei genau zu tun? Der Landkreis muss externe Zugänge einrichten und interne Abläufe neu regeln. Diese Regelungen haben wir gemeinsam mit dem Landkreis in einer Verfahrensdokumentation zusammengefasst. Darin sind alle Zuständigkeiten, technischen Anforderungen und Verfahrensschritte enthalten. Außerdem ist festgelegt, wie die Prozesse kontrolliert werden und über welche Wege die Kommunikation mit den Lieferanten ablaufen muss. So weiß jeder in der Kommune genau Bescheid und es bleiben keine Fragen offen. Und sollten sich die Abläufe durch die fortschreitende Digitalisierung ändern, kann die Verfahrensdokumentation einfach und schnell angepasst werden.

Damit hat wieder ein Landkreis einen großen Schritt weiter in Richtung Digitalisierung gemacht und wir sind froh, dass wir ihn dabei unterstützt haben. Benötigen Sie auch Unterstützung bei Ihrer Verfahrensdokumentation? Dann wenden Sie sich gern per E-Mail oder telefonisch unter: +49 (0)30-3 907 907-45 an Oliver Massalski.